Email professionale, perché è importante?

da | Ott 1, 2020 | Soluzioni Cloud

Professionista e professionalità

Il lavoro di un professionista, o del dipendente d’azienda, è composto da continue interazioni: che siano telefoniche, fisiche o in conference call, la parola che fa da comune denominatore è professionalità.

Esempio al volo? La risposta telefonica del centralino: rispondere “Pronto?” o “[Nome azienda] buonasera, posso aiutarla?” incide non poco nella prima impressione fatta nella mente dell’interlocutore, così come può incidere un abbigliamento o un linguaggio poco consoni ad un appuntamento.

Non saremo noi a dirvi che la prima impressione che suscitiamo è spesso determinante, e anche i piccoli dettagli possono fare la differenza.

Anche gli scambi via email sono interazioni

Certo, anche in una conversazione tramite email gioca molto il tono di voce utilizzato, l’educazione nella scrittura e, nemmeno a dirlo, una corretta grammatica. Però se ci pensiamo bene qual è il primo biglietto da visita con cui ci interfacciamo alla nostra rete di contatti professionali? Il nostro indirizzo email: risposta tanto semplice quanto sottovalutata.

Si parla spesso infatti di email professionale, email su dominio personale o di email aziendale: avere un indirizzo email professionale ti permette di avviare l’interazione con l’interlocutore già ad un livello superiore.

Ma cosa si intende con indirizzo email professionale?

Si tratta semplicemente di un indirizzo email che ha come nome a dominio la ragione sociale della tua azienda, il tuo nome e cognome, o una parola di tua scelta: ad esempio info@paoloverdi.it o studiolegale@paoloverdi.it o ancora paolo@studiolegalepaoloverdi.it.

Questi indirizzi email sono personalizzati perché i nomi a dominio che li compongono (paoloverdi.it o studiolegalepaoloverdi.it) sono di esclusiva proprietà di chi li ha registrati e, chiaramente, solo i proprietari possono creare indirizzi email che fanno capo a quel dominio.

Ovviamente sarebbe cosa buona e giusta che all’indirizzo del dominio sia presente un buon sito web aziendale.

Un esempio di email professionale:

Servizio gratuito (esempio Gmail)

Servizio gratuito

studiolegalepaoloverdi: il nome che sceglierai tu e che verrà completato con @[dominio del servizio gratuito].

gmail.com: il nome dominio gmail.com, di proprietà di Google e dove non hai né controllo né possibilità di cambiare/modificare: viene infatti utilizzato per l’attivazione di milioni di indirizzi email in tutto il mondo.

Email professionale su dominio personalizzato

Email professionale su dominio personalizzato

info: il nome che sceglierai tu (può essere anche paolo@, segreteria@, comunicazione@,…)

studiolegalepaoloverdi.it: il nome dominio scelto da te, registrato da te e, in quanto di tua proprietà unico e univoco. Solo tu avrai la possibilità di aprire caselle email con questo nome a dominio. Si consiglia sempre coordinare a questo dominio il sito web aziendale.

Eppure…

…nonostante sia ormai sdoganata l’importanza del digitale e di internet per professionisti ed aziende molti ancora non posseggono un dominio personalizzato (che non necessariamente significa avere un sito).

Cosa ancor più grave, aziende e professionisti fanno uso esclusivamente di servizi gratuiti come Libero, Alice, o Gmail di Google per le comunicazioni email a clienti e fornitori.

Sembra uno scenario assurdo, ma lo vediamo ogni giorno con i nostri clienti, ed è in forte contrapposizione con ciò che dicevamo prima riguardo al dare una buona impressione ai nostri interlocutori.

È vero che optare per un indirizzo mail generico si rivela la situazione più comoda e soprattutto economica, ma come avremo capito si tratta di una scelta poco lungimirante:

  • quelli gratuiti spesso sono servizi limitati;
  • non avendo un controllo certosino come lo possiamo avere per il nostro dominio personalizzato, dipendiamo totalmente dal provider che ci fornisce il servizio;
  • se utilizziamo un indirizzo generico @gmail.com, @outlook.it, ecc stiamo comunicando con uno strumento di terzi. È vero che abbiamo aperto noi la casella, ma è come se stessimo parlando a nome di qualcun altro.
Email aziendale

Email aziendale: l’importanza, per un professionista, di comunicare con un indirizzo email dominio personalizzato

Riassumendo

La registrazione di un proprio dominio aziendale è dunque un passaggio minimo necessario per un professionista o una azienda che intenda:

  • occupare in maniera opportuna e professionale il proprio spazio nel web (con un sito);
  • presentarsi con professionalità alla propria rete;
  • Utilizzare uno strumento di comunicazione sicuro e personalizzato: la mail professionale.

Ma quali sono i vantaggi concreti di avere una email aziendale su dominio personalizzato? (e non quindi una mail generica in stile @gmail.com?)

Migliore reputazione online

Con il tuo dominio personalizzato nell’indirizzo di posta offri un’immagine credibile e professionale e sarà più semplice per il tuo interlocutore memorizzare il tuo nome.

Inoltre se al tuo nome dominio è collegato il tuo sito web questo è potenzialmente un link diretto alla tua vetrina professionale, dove potrai velocemente mostrare all’interlocutore i tuoi servizi e ciò che offri, migliorando la visibilità della tua azienda.

~

Aumento sicurezza

Le email professionali sono più sicure di quelle generiche a livello di antivirus e antispam.

Inoltre non sarai invaso da pubblicità nelle tue caselle: Gmail ad esempio fa parte della rete che ospita annunci pubblicitari e banner da parte degli inserzionisti (ad esempio la sezione “promozioni”).

Una mail professionale non viene invece intercettata per l’invio di messaggi pubblicitari.

Pochi limiti

Con una mail personalizzata non avrai alcuna limitazione relativa a:

 

  • spazio di archiviazione della casella (solitamente limitato nelle email generiche)
  • dimensioni e numero di file allegabili;
  • supporto tecnico professionale da parte del fornitore del servizio (inesistente o molto approssimativo in caso di servizio email gratuito).

Come si apre una mail professionale?

La registrazione e configurazione di una email professionale può essere un procedimento poco immediato.

Sicuramente è possibile fare tutto in autonomia, ma consigliamo sempre di affidarsi ad un professionista per la corretta gestione dei flussi di lavoro.

In Se.Ven informatica siamo in grado di:

  • registrare per te il nome dominio che più ti piace (dopo aver verificato se è libero);
  • creare tutti gli indirizzi email di cui hai bisogno, per te e per i tuoi collaboratori;
  • configurare le nuove email per l’accesso via Webmail o in client come Outlook;
  • Eventuale integrazione con Microsoft 365;
  • gestire il passaggio dalla vecchia casella generica alla nuova personalizzata (inoltri dei messaggi, gestione delle mail da una casella all’altra…).

È possibile ottenere una email professionale gratuita?

Purtroppo non ci sono metodi per ottenere questo servizio gratuitamente, ma se sei interessato a tutti i vantaggi di cui abbiamo parlato in questo articolo, i professionisti di Se.Ven informatica possono aiutarti, anche nell’implementazione di ulteriori misure di sicurezza come l’aurenticazione a due fattori (se sei interessato ad approfondire di cosa si tratta e come attivarlo sul tua account Gmail ti rimandiamo al nostro articolo di approfondimento).

Compila il form sottostante per lasciare le informazioni di cui abbiamo bisogno, sarai ricontattato con il preventivo.

Privacy

Potrebbe interessarti…

Leggi gli approfondimenti